Introducción
Organizar un evento con entrada libre es una poderosa herramienta para construir una fuerte identidad de marca y atraer a una mayor multitud - aun así, realizarlo con éxito puede resultar más peliagudo de lo que parece. Eliminar las entradas potencia la asistencia, pero acarrea nuevos retos: desde un menor presupuesto hasta el desconocimiento del tamaño ideal del evento.
El atractivo de los eventos abiertos es innegable: reducen el rozamiento para entrar, lo que posibilita un mayor impacto de marcas en la población. Sin embargo, sin una planificación minuciosa un evento de estas características puede fracasar, con una audiencia algo decepcionada y unos números que no llegan a salir.
En este post detallamos los principales beneficios de estos eventos, los retos clave y cómo enfrentarlos, para evitar caer en la insignificancia y, por el contrario, llevar a cabo una experiencia inolvidable.
Beneficios y objetivos
Para tener éxito a la hora de realizar un evento gratuito hay que tener un cambio de mentalidad. En vez de preguntarte qué puedes obtener de tus asistentes, piensa: ¿Qué podemos ofrecerles? Tu objetivo ha de ser retener su tiempo y atención.
Marcas: interacciones orgánicas
Cuando una persona no paga por asistir a un evento es más probable que baje la guardia. Dejas de ser un vendedor y pasas a ser un conductor de experiencias. Al dar valor al tiempo de tus asistentes, (por ejemplo, por medio de entretenimiento, inspiración o talleres) transformas su atención en confianza.
El objetivo es que las actividades que organices ayuden a reforzar la imagen mental de la marca y la expansión de la misma. Tus asistentes no se van a auto-percibir como tus clientes, puedes montar un photocall con tu marca e incluso hablar con ellos directamente como si fueras un asistente más.
Crea una comunidad
Un evento gratis funciona como un campo gravitacional de personas con una mentalidad similar. Un estudio de yoga que ofrece sesiones en el parque no sólo atrae a entusiastas del fitness, si no que crea un espacio donde los asistentes conectan a partir de intereses en común.
Crear estas conexiones, que perduran la duración del evento, genera un sentimiento de comunidad muy poderoso. Facilita la asiduidad de tus asistentes y permite movilizarlos a futuros encuentros, sean o no de pago.
Baja fricción
El no tener un precio de entrada juega a favor y en contra. Si bien es cierto que tus asistentes no tendrán una presión para permanecer más tiempo de lo que les gustaría, también te permite llegar a una audiencia mucho mayor, y que se presenten requiere menos compromiso de antemano.
Además, en función de la ubicación del mismo, permite atraer a personas que de otra manera no hubieran disfrutado del mismo. Por ejemplo, una galería de arte callejero puede optar por alojar una exposición en un barrio con mucha movilidad. ¿El resultado? Personas que nunca hubieran planeado un día especial se llevan un buen recuerdo de tu marca.
Retos
Los retos de un evento gratuito pueden ser, cuanto menos, diversos. La principal forma de reducirlos es transformar un one-off en algo que ocurra con cierta recurrencia. Cuántas más ediciones haya, mejor será el resultado. Aprender de pasadas experiencias, y a ser posible con datos, es lo que permitirá tener un éxito cada vez mayor.
Aportar valor sin presupuesto
Sin ingresos por entradas, cubrir los costes de actividades, permisos y servicios puede llegar a ser un dolor de cabeza. Ofrece actividades y espacios publicitarios a partir de colaboraciones. Tu evento puede ser un espacio donde distintos profesionales obtengan una remuneración a cambio de su actividad, aunque la entrada sea gratuita.
Por otra parte, el ser un evento abierto potenciará la visibilidad de cualquier marca que quiera colaborar contigo. Colocarlas en un entorno con el que se alineen puede ayudarte a reducir el precio de proveedores o elementos necesarios para tu evento.
Medir la escala
A parte de los ingresos, la venta de entradas sirve como un indicador claro de cuántas personas van a a asistir. En este caso tenemos que encontrar herramientas que permitan averiguar la escala a la que tenemos que dirigirnos, y si es la primera vez, que permita ser lo más flexible posible.
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Analiza eventos anteriores: obtén información de las cifras de asistencia y la capacidad del recinto para establecer unas expectativas realistas. Intenta encontrar eventos similares en temática y temporada.
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Establece un objetivo de asistencia: define qué significa el “éxito” estableciendo un número objetivo de asistentes. Esto te ayudará a orientar la planificación, la asignación de recursos y los preparativos logísticos.
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Colabora con proveedores flexibles: trabaja con proveedores y prestadores de servicios que ofrezcan opciones reembolsables o condiciones flexibles. Por ejemplo, si vas a tener una barra de bebidas, intenta encontrar un proveedor que te permita devolver cualquier producto precintado.
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Mide, mide y mide: realiza un seguimiento de todas las métricas posibles: cifras de asistencia, interacción en tiempo rea, y comentarios posteriores al evento. Monitorizar estos indicadores te proporcionará valiosas ideas para perfeccionar futuros eventos.
Caso de éxito - In The Park
In The Park es festival que tiene lugar en Sevilla una vez al mes. Sus eventos están orientados a un público amplio, desde jóvenes hasta familias con niños, ofreciendo una gran variedad de actividades y entretenimiento a lo largo del día.
En Festea comenzamos a trabajar con ellos a partir su séptima edición, donde tuvieron una afluencia mayor de la esperada. Ahora, ya en la decimoséptima edición, Festea aporta una solución tecnológica que les permite soportar una asistencia mayor. Gracias a una eficiente gestión de las barras y un detallado análisis post-evento, ha podido crecer y establecerse como una opción fantástica para pasar el día en el Parque del Alamillo, un sábado al mes en Sevilla sin estimaciones erróneas y colocando al asistente en el centro del evento.